Een draaitabel is in wezen een manier om gegevens te extraheren en in een leesbare vorm te presenteren. Draaitabellen zijn een geweldige manier om gegevens te ondervragen en tabellen met informatie te maken die kunnen worden vernieuwd wanneer de onbewerkte gegevens veranderen!
Werkvoorbeeld: je hebt een tabel nodig die het volgende laat zien:
- Hoeveel functies (werkelijke FTE) heeft u in totaal
- Uitgesplitst op positietitel
- Uitgesplitst naar arbeidsstatus (permanent/tijdelijk/informeel)
Zodra u over de onbewerkte gegevens beschikt, maakt u de draaitabel op uw onbewerkte gegevens:
- Selecteer in de werkbalk Gegevens > Draaitabel en draaigrafiekrapport…
- Klik volgende
- Controleer of de gegevens die u in de draaitabel wilt opnemen, zijn gemarkeerd in de Bereik
- Klik volgende
- Als u wilt dat uw draaitabel in een nieuw werkblad (tabblad) wordt weergegeven, klikt u op Voltooien. Anders, als u wilt dat het in hetzelfde werkblad verschijnt (dwz - onder de gegevens), klikt u op Bestaand werkblad en selecteert u de eerste cel na de gegevens en klikt u vervolgens op Voltooien
Het draaitabelskelet zou moeten verschijnen.
Als de lijst met draaitabelvelden (hierboven rechts weergegeven) niet wordt weergegeven, moet u deze openen:
- Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk (ergens in het vierkant hieronder):
- Selecteer Draaitabel.
- Klik Veldlijst tonen
- De velden zouden nu in beeld moeten zijn en u kunt het vak naar rechts slepen om het op zijn plaats te vergrendelen.
- Sleep de volgende velden naar de gebieden: VERBORGEN FILTERGEBIED: Geen
KOLOMSCHEIDERGEBIED: positie type
RIJSCHEIDERGEBIED: Positie Titel
BASISGEGEVENSGEBIED: Werkelijke FTE
- Om het basisveld te veranderen in een som, klik met de rechtermuisknop op het veld (hieronder omcirkeld):
Selecteer Veldinstellingen…
Selecteer Som.
Klik Nummer…
Selecteer Nummer en 2 decimalen klik vervolgens op OK.
De gegevens hadden moeten worden gewijzigd in decimalen.
- Om de kolommen Positietype opnieuw te ordenen: Klik met de rechtermuisknop Casual > Order > Move to End
Je hebt nu je voltooide tabel met de kolommen in de volgorde Permanent, Tijdelijk, Casual.
 |  |
De volgende stap is om de velden die u nodig hebt naar de tabelgebieden te slepen om de tabel te maken. De draaitabelstructuur is als volgt:
Typisch gebruik van de ruimtes:
VERBORGEN FILTERGEBIED: Filter voor terugkerende gefinancierde posities
KOLOMSCHEIDERGEBIED: Functietype, type dienstverband, tewerkstellingsbasis, classificatie
RIJSCHEIDERGEBIED: Organisatie-eenheden, locaties, positietitels
BASISGEGEVENSGEBIED: Personeelsbestand, FTE's
De draaitabel zou er als volgt uit moeten zien:
Merk op dat de basisgegevens standaard zijn ingesteld op "Aantal werkelijke FTE". Dit betekent dat elke positie als 1 is geteld die niet relevant is voor de FTE-waarde. Als het basisveld Headcount was, zou dit correct zijn (zoals alle waarden zouden zijn 1), maar het zijn FTE-waarden en ze vereisen een som en geen telling.
In deze twee tutorials (twee delen) leer je een paar coole tips met betrekking tot draaitabellen:
1) Om de lege waarden met nullen te vullen:Klik met de rechtermuisknop op het basisgegevensveld (hieronder omcirkeld)
Selecteer Tabel Opties… Typ 0 in de lege cellen, toon (hieronder omcirkeld)
Klik OK.
De draaitabel had nu de lege plekken moeten vervangen door nullen.
2) Om de kolom Totalen te verbergen:
Klik met de rechtermuisknop op het basisgegevensveld ("Som van werkelijke FTE" hierboven weergegeven)
Selecteer Tabel Opties… Schakel het vinkje uit Eindtotaal voor rijen (hieronder omcirkeld)
De kolom totalen zou nu verwijderd moeten zijn.
3) Om een verborgen filter aan de draaitabel toe te voegen:Sleep het veld dat het filter bevat naar het filtergebied voor verborgen gegevens (dwz - organisatie-eenheid niveau 04)
Klik op de pijl-omlaag om het organisatie-eenheidfilter te selecteren. Selecteer het gewenste filter (dwz - Sport en recreatie)
De draaitabel toont nu alleen die posities in organisatie-eenheid niveau 04, Sport en recreatie.
4) Om alleen geselecteerde positietitels te tonen:
Klik op de pijl-omlaag om de te selecteren Positie Titel filter
Om de selectie gemakkelijker te maken, sleept u de lijst naar buiten zodat er meer posities zichtbaar zijn
Als er veel waarden in de lijst staan en u wilt er maar een paar, begin dan door het vinkje weg te halen Toon alles (hieronder weergegeven) om alle waarden te deselecteren
Selecteer de posities die u in de tabel wilt weergeven. (dwz - atleten en managers)
Klik OK
De draaitabel mag nu alleen atleten en managers bevatten.
5) Om percentages van het positietype voor elke positie weer te geven:
Klik met de rechtermuisknop op het basisgegevensveld (in dit geval "Sum of Actual FTE")
Selecteer Veldinstellingen…
Klik Opties > >
Selecteer % van rij voor Gegevens weergeven als
Klik OK.
Opmerking: In deze lijst zijn er ook opties voor: % van kolom en % van totaal waarbij de laatste erg handig is.
De draaitabel toont nu percentages, maar er kunnen foutwaarden zijn voor de rijen die geen posities hebben (omdat je niet kunt delen door nul!).
6) Om fouten uit de draaitabel te verwijderen:Klik met de rechtermuisknop op het basisgegevensveld (in dit geval "Sum of Actual FTE")
Selecteer Tabel Opties…
Binnenkomen 0 in de Toon voor foutwaarden doos
Klik OK.
Alle fouten moeten nu worden vervangen door nullen.
